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Planificacion organizacion y control de eventos

 

Planificación, organización y control de eventos
Tipo de curso: Formación Continua
Área temática: Hostelería y Turismo
Modalidad: Teleformación
Horas: 90

1. El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados

1.1 El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano.

1.2 Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda.

1.3 Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos.

1.4 Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos.

1.5 Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución.

2. Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones

2.1 Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria.

2.2 Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional.

3. Los eventos, su tipología y su mercado

3.1 Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros.

3.2 El concepto de evento.

3.3 El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes.

3.4 La gestión de eventos como función emisora y como función receptora.

3.5 Fases del proyecto de un evento:
3.5.1 Planificación
3.5.2 Organización
3.5.3 Desarrollo
3.5.4 Evaluación final del evento.

4. El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización

4.1 Fuentes y medios de acceso a la información.

4.2 Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios.

4.3 Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables.

4.4 Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones.

4.5 Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones.

4.6 Programación de la logística y de los recursos humanos.
4.7 Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos.

4.8 Gestión de espacios comerciales y de patrocinios.

4.9 Presidencias honoríficas y participación de personalidades.

4.10 Confección de cronogramas.

4.11 Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad.

4.12 Presupuestación del evento:
4.12.1 Presupuestos cerrados y presupuestos abiertos y sus características.
4.12.2 Aspectos financieros
4.12.3 Presupuestos y control presupuestario.
4.12.4 Análisis de costes.
4.12.5 Margen de beneficio.
4.12.6 Elaboración de escandallos.

5. Servicios requeridos en la organización de eventos

5.1 Servicios de alojamiento y restauración: Establecimientos. Tipos y características.
Formas de servicios. Tarifas.

5.2 Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones.

5.3 Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita.

5.4 Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos.

5.5 Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones.

5.6 Secretaría técnica y secretaría científica.

5.7 Servicios de animación cultural y producción de espectáculos.

5.8 Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos:
5.8.1 El transporte aéreo regular. Principales compañías aéreas. Tipos de viajes aéreos. Tarifas. Procedimientos. Documentación. Operaciones charter y brokers aéreos.
5.8.2 El transporte en autocar. Autos de alquiler y traslados en automóvil.
5.8.3 Otros medios de transporte.

5.9 Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales.

5.10 Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos.

5.11 Otros servicios requeridos en los eventos:
5.11.1 Los seguros de viaje y los contratos de asistencia en viaje. Tipos y coberturas. Formalización de pólizas y contratos.
5.11.2 Gestión de visados y otra documentación requerida para los viajes.
5.11.3 Los servicios de acompañamiento, asistencia y guía turística. Tipos. Características y medios técnicos. Funciones. Normativa reguladora. Tarifas.
5.11.4 Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios.
5.11.5 Servicios de decoración y señaléctica.
5.11.6 Gabinete de prensa y comunicación.
5.11.7 Servicios de hospedaje y diseño de páginas web. Dirección a páginas web.
Correo electrónico. Boletines electrónicos.

6. Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos

6.1 Tipos y comparación.

6.2 Programas a medida y oferta estándar del mercado.

6.3 Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line.

7. El evento como proyecto: organización

7.1 La organización del evento: Definición de funciones y tareas.

7.2 Comités y secretarías: funciones y coordinación.

7.3 Gestión de colaboraciones y patrocinios.

7.4 Soportes y medios para ofrecer información del evento.

7.5 Difusión del evento y captación de participantes.

7.6 Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos.

7.7 Funciones y responsabilidades.

7.8 Procedimientos e instrucciones de trabajo.

8. El evento como proyecto: dirección y control

8.1 Control de inscripciones.

8.2 Control de cobros.

8.3 Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos.

8.4 Protección de datos personales.

8.5 Documentación del evento.

8.6 Procesos administrativos y contables.

8.7 Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones.

8.8 Coordinación.

8.9 Evaluación de servicios y suministros.

8.10 Formalización de contratos. Documentación.

8.11 Supervisión y control del desarrollo del evento.

8.12 Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes.

8.13 Documentos de control del evento
8.13.1 Herramientas de evaluación
8.13.2 Hojas de control
8.13.4 Registros de indicadores
8.13.5 Hojas de tomas de datos
8.14 El informe final del evento

8.15 Balances económicos

 

METODOLOGÍA

En IVAFE, marcamos a nuestros alumnos el itinerario lectivo basado en el “Seguimiento continuo de los Alumnos”.

La metodología está basada en un uso intensivo de las nuevas tecnologías, creando un entorno de aprendizaje activo, próximo y colaborativo en el Campus Virtual. Se combinan así, la flexibilidad de los medios online con las ventajas de la formación presencial.

Nuestros alumnos encuentran en el Campus virtual

Secretaría para matricularse.
Biblioteca para acceder a vídeos y libros.
Cafetería donde disfrutar con los compañeros la parte más lúdica de la formación.
Aula donde trabajar de forma compartida con el resto de alumnos toda la parte formativa.
Mi Curso donde se encuentran los trabajos y ejercicios que cada semana tienen que desarrollar.

 

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